Generování dokumentů, práce s dokumenty
Jaký je rozdíl mezi smluvním případem v MPV a dokumentem smlouvy
Případ v MPV (smluvní případ) je chápán jako záznam (někdy používaný termín "košilka") v aplikaci MPV o tom, že smluvní případ existuje a pracuje se s něm. Založený a vedený případ v MPV nutně neznamená, že existuje nějaký dokument smlouvy (digitální či papírový), který vlastní smluvní případ definuje a obsahuje text smlouvy. Dokument v MPV je soubor, který je uložený např. ve složce případu, ve kterém je samotné znění smlouvy. Typicky je to dokument aplikace Word, který je uložený v záložce dokumenty ve složce případu.
Typy a kategorie generovaných dokumentů
Aby mohl vzniknout nějaký dokument smlouvy, musí nejdříve vzniknout samotný smluvní případ, musí být založen případ (záznam) v MPV. Jak vytvořit případ viz zde Založení případu na listu vlastnictví nebo zde Založení smlouvy VB.
V MPV lze generovat dané typy dokumentů. Ty jsou označeny písmenem F a pořadovým číslem
Přiřazení konkrétního typu dokumentu danému typu případu, např. fakt, že se vzor pro kupní smlouvu bude nabízet pouze u případu typu výkup, je nastaveno systémově. Na úrovni akce nastavení nelze měnit.
Jednotlivé typy dokumentů a jejich relevantnost k jednotlivým typům případů zobrazuje tabulka zde.
V MPV lze generovat několik základních kategorií dokumentů.
dokument smlouvy
průvodní dopis
finanční dokumenty
ostatní dokumenty
Kategorie dokumentů také ovlivňují jakým způsobem jsou generované. Např. dokument smlouvy vzniká vždy jako jeden soubor pro všechny (případné) spoluvlastníky na smlouvě. Oproti tomu dokumenty kategorie průvodního dopisu jsou vygenerované pro každého spoluvlastníka zvlášť. Další typy dokumentů mohou být generované např. v jiném stavu případu než návrh smlouvy či průvodní dopis
Generování dokumentů
V každém stavu případu je možné generovat nějaký typ, či více typů dokumentů. Definice toho, kdy - ve kterém stavu případu je povoleno generovat určitý typ dokumentu, je nastavením akce a v průběhu činností může být upraveno. Při nastavení možnosti generování dokumentu je dbáno na to, aby generování bylo logicky provázáno s aktuálním stavem případu. Např. při založení případu není důvod ke generování platebního příkazu, obdobně pokud je případ ve stavu, kdy už probíhá obeslání vlastníka, tak není důvod umožnit generování dokumentu smlouvy (ten už je vytištěný a předložený vlastníkovi). Těmito omezeními se zamezuje vzniku různých duplikátů a verzí jednotlivých dokumentů.
Jak vygenerovat dokument smlouvy
Generování dokumentu je úloha, která je dostupná v detailu smlouvy pod tlačítkem GENEROVAT DOKUMENTY.
Generování dokumentů je vždy pevně spjato se stavem případu. Pro každý stav případu může administrátor projektu nastavit, který dokument je dovoleno generovat.
Klikem na úlohu Generovat dokumenty je vyvolán dialog, ve kterém lze zvolit podle které šablony bude dokument vygenerován. Lze např. navolit pro které adresáty bude generovaný průvodní dopis. před vlastním generováním lze upravit název souboru.
Po kliknutí na tlačítko GENEROVAT, dojde k vygenerování dokumentu a jejich uložení v záložce Dokumenty.
Práce s dokumenty
Dokumenty přiložené k případům mohou tedy vznikat buď přímým vygenerováním (viz předchozí), nebo mohou pocházet z jiných zdrojů a k případu jsou pouze připojeny. Ke správě dokumentů slouží záložka Dokumenty ve složce případu.
Pod názvem dokumentu je uveden jeho typ. Implicitně je pro všechny dokumenty nastavený typ Nezařazené - ostatní. Typ dokumentu a jeho název lze změnit pomocí ikony tužky. Každý uživatel může pozměnit či smazat pouze ty dokumenty, které sám vygeneroval či vložil.
Jak zobrazit / editovat dokument
Záložka dokumenty funguje jako vzdálená složka ve webovém úložišti. Soubory typu docx a pdf si můžete prohlédnout přímo v prohlížeči, kliknutím na symbol oka.
Pro otevření dokumentu a jeho editaci je potřeba kliknout na název dokumentu. Dojde k jeho stažení do počítače, kde může být dále editovaný. V případě, že chcete editovaný dokument vložit zpět do MPV, přenesete ho do záložky Dokumenty buď přetažením myši, nebo výběrem z počítače.
Pokud chcete změnit název či ikonku dokumentu (jeho typ), klikněte na symbol tužky.
Postup při editaci dokumentu smlouvy
Kliknutím na název dokumentu stáhnete dokument do počítače.
Provedete úpravy (např. v aplikaci Word). Po provedení úprav soubor uložíte. Je vhodné dokument přejmenovat např. na 1-2016_upraveno.docx nebo 1-2016_k_odsouhlasení.docx. Přejmenování může být libovolné.
Přetažením myši upravený soubor vložíte do záložky Dokumenty.
Je vhodné označit nový dokument jako návrh smlouvy a původní vygenerovaný jako Nezařazené - ostatní. Všem dalším uživatelům tak bude zřejmé, který z dokumentů je platný. Původní dokument je také možné smazat. Obdobně probíhá editace všech dalších typů vygenerovaných dokumentů.
Poznámka k dokumentu
Je umožněno vložit k dokumentu uživatelskou poznámku. Lze tak blíže okomentovat obsah vloženého dokumentu. Poznámku lze vložit pomocí editace dokumentu, kliknutím na ikonu tužky v řádku dokumentu.
Dokumenty typu „Rozhodnutí o vyvlastnění", „Dodatek smlouvy" a „Sken všestranně podepsané smlouvy" jsou nastaveny tak, že se mohou vyskytovat ve složce případu pouze jednou. Nelze jich evidovat víc.
Dokumenty typu Sken všestranně podepsané smlouvy
Tento typ dokumentu lze využít pro označení souboru, který obsahuje finální sken smlouvy. Zvláštním chováním tohoto typu dokumentu je to, že je automaticky propisován do detailu vlastníka a detailu parcely.
Export Přehled dokumentů všestranně podepsaných smluv
V akci lze pak použít export Přehled dokumentů všestranně podepsaných smluv, pomocí kterého můžete snadno získat přehled o tom, u které smlouvy je takto označený dokument přítomen a kde není.