Úvod do případů v aplikaci

Doporučujeme se detailně seznámit s uživatelskou nápovědou k aplikaci, kde jsou v kapitole https://gmtech-cz.atlassian.net/wiki/x/JYbNFQ uvedené používané typy případů v aplikaci s jejich využitím.

Dostupnost případu v projektu

O dostupnosti typu případu v projektu rozhoduje zatržení u typu případu. Případy které jsou zatrhnuté, bude možné v projektu využít. U každého typu případu, který je v projektu aktivní, je nutné zkontrolovat nastavené workflow a nastavení hlídání termínů případu.

Příklad: podle tohoto nastavení budou v projektu aktivní typy případů Kupní smlouva a Bezúplatná převodní smlouva. Úplatná převodní smlouva a Nájemní smlouva do jednoho roku aktivní nejsou.

Open

Editace workflow případu

Obecný princip workflow případu zobrazuje následující schema.

Open

Workflow jednotlivých typů případů je odlišné v počtu kroků (ty mohou být vynechány), v posloupnosti kroků (ty mohou být zpřeházené).

Open

Tlačítko pro přístup k editaci workflow případu.

Jednotlivé stavy případů nejsou v dialogu uspořádány v pořadí podle workflow. Jako pomůcku pro uspořádání stavů lze použít buď šipky před názvem stavu, nebo prokliky na názvech stavů.

Dialog vždy zobrazuje název stavu, stavy pro které je tento stav odchozí, nebo-li stavy které zvolenému stavu předchází, stavy které jsou pro daný stav odchozí, resp. stavy které po zvoleném stavu následují. Ve spodním řádku je pak možno navolit, které typy dokumentů půjdou v daném stavu generovat.

Nejčastější změny workflow

Vynechání stavu

Vynechání stavu se provede smazáním stavu klikem na křížek za jeho názvem. Po odmazání stavu je potřeba zkontrolovat, že nebyla narušena návaznost stavů.

Příklad: po stavu založeno jsou vynechány stavy odsouhlasení případu, ta se rovnou posílá vlastníkovi

Implicitní stav, kdy je uvažováno, že se smlouva založí, odešle k odsouhlasení a po odsouhlasení se (bez podpisu ŘSD) odesílá vlastníkovi:

Upravený stav na případ, kdy po stavu založeno ihned následuje stav Odesláno vlastníkovi

Pokud je potřeba smlouvu ukončit v jiném stavu než v defaultním nastavení, typicky postačí smazat stavy, které již nemají nastat. Typický příklad je kupní smlouva, u které se bude v projektu končit ve stavu Zapsáno v KN. V nastavení workflow je tedy potřeba smazat stavy “Podána žádost o úhradu” a “Vystaven platební příkaz”. Po stavu “Zapsáno v KN” žádný další stav nenavazuje.

Doplnění stavu

Příkladem může být doplnění stavu Zveřejnění v registru smluv, který je potřeba doplnit mezi stavy Podepsáno všemi vlastníky a Podán návrh na vklad.

Původní stav:

Upravený stav:

Tím, že je možné stavy případů v projektu přejmenovat (viz dále) je také možné některé stavy využít i v jiných částech workflow. S výhodou se takto dají použít např. stavy “Podána žádost o úhradu” a “Vystaven platební příkaz”, což jsou stavy u kterých se eviduje pouze datum. Pozor! Musí zde být jistota, že takto použitý stav nebude narušovat workflow jiných typů případů.

Příklad: přejmenujeme stav “Vystaven platební příkaz” na stav “Potřebný krok”, který potřebujeme vložit mezi stavy Založeno a odesláno k odsouhlasení. Situace pak bude vypadat:

Kombinování navazujících stavů

Jde o situaci, kdy na rozdíl od defaultního nastavení je potřeba více kombinací navazujících stavů. Velice typickou potřebou je možnost, kdy po schválení případu dostane uživatel na výběr, zda následuje podpis investora, nebo odeslání vlastníkovi. Využije se pro případy, kdy je typ případu v určitých případech podepsán investorem jako první a v jiných případech až po podpisu druhé strany. Pro tuto možnost je tedy potřeba ve stavu Návrh odsouhlasený investorem zvolit jako navazující stavy jak Podpis investora, tak stav Odesláno k podpisu vlastníkovi. V případě třístranné případu lze ve stejný okamžik doplnit o stav Odesláno oprávněnému, takže uživatel dostává možnost trojího výběru.

Systém automaticky vyhodnotí, který stav byl zvolen a postará se o další logiku. Je zřejmé, že dále musí být nastaveno, že ve stavu Podepsáno investorem, může nastat stav Odesláno k podpisu vlastníkovi a naopak. Dále pak příp. že ve stavu Podepsáno oprávněným mohou nastat stavy buď Podepsáno investorem nebo Odesláno k podpisu vlastníkovi. A dále stav, který následuje, pokud je splněna podmínka, že všechny datumy podpisů již existují (v uvedeném příkladu stav Podán návrh na vklad). Uživateli se pak umožní vybrat pouze ty stavy, které ještě nenastaly (není u nich v databázi evidován datum).

Editace typu případu

Tlačítko umožní vstup do editace případu, ve kterém lze pozměnit název případu a nastavit termíny pro hlídání případu.

Název případu lze měnit libovolně kdykoliv během trvání projektu. V dialogu lze dále určovat termíny - počty dní, které způsobí, že bude uvolněno automatické upozornění o tom, že se blíží termín, nebo že stanovený termín uplynul. Termíny se stanovují počtem dnů, které musí nastat po zvoleném stavu.

Co je možné hlídat:

Doručení smlouvy vlastníkovi - hlídá se stanovený čas pro přijetí doručenky, hlídá se od vloženého datumu Odeslání smlouvy vlastníkovi

Platnost návrhu smlouvy - hlídá se stanovený čas pro přijetí podepsané smlouvy od vlastníka. Hlídá se od datumu doručení smlouvy vlastníkovi.

Akcelerační příplatek - v prostředí MPV se nenastavuje. Slouží pro speciální případy případů u kterých je podpis všech vlastníků na smlouvě v určitém termínu navázán na vyplacení akceleračního příplatku.

Splatnost smlouvy - hlídání termínu splatnosti smlouvy od nastaveného stavu, kterým může být datum Podání návrhu na vklad, Rozhodnutí KN o vkladu, datum přijetí rozhodnutí o vkladu do KN, nebo datum doručení podepsané smlouvy, nebo datum podpisu všech vlastníků (toho posledního).

Rozhodnutí o návrhu na vklad - hlídání lhůty pro rozhodnutí o vkladu do KN, vyplňuje se většinou jako 30/-.

Příklad: Doručení smlouvy vlastníkovi

Řádek “Počet dní od…” má vliv na zobrazení upozornění typu “Smlouvě xy vypršel termín pro…”

Řádek “Upozornit notifikací před vypršením lhůty” má vliv na zobrazení upozornění typu “Za x dní vyprší termín pro….”.

Pro smlouvu s tímto nastavením bude platit, že pokud byla odeslána vlastníkovi 1.1.2020 a u případu nebyl doplněn datum doručení smlouvy, tak 25.1.2020 přijde upozornění “Smlouvě xy se blíží lhůta pro doručení smlouvy vlastníkovi. Lhůta vyprší za 5 dní.” Následně 30.1.2020 přijde hláška “Smlouvě xy vypršel termín pro doručení smlouvy vlastníkovi.”

Nastavení je možné i tímto způsobem

Při tomto nastavení bude vynecháno upozornění o blížícím se termínu a přijde pouze hláška 30.1.2020 o vypršení termínu.